Chứng thực là một trong những công việc phổ biến của cơ quan nhà nước có thẩm quyền nhằm giải quyết theo yêu cầu của người dân phục vụ cho việc thực hiện các giao dịch dân sự của họ trong cuộc sống. Hiện nay có nhiều văn bản pháp lý quy định việc chứng thực theo yêu cầu của người dân như Nghị định 75/2000/NĐ-CP ngày 08/12/2000 của Chính phủ về công chứng, chứng thực; Nghị định 79/2007/NĐ-CP ngày 18/5/2007 của Chính phủ về cấp bản sao từ sổ gốc, chứng thực bản sao từ bản chính, chứng thực chữ ký mở rộng thẩm quyền chứng thực của UBND xã, phường, thị trấn; Thông tư liên tịch số 04/2006/TTLT-BTP-BTNMT ngày 13/6/2006 hướng dẫn việc công chứng, chứng thực, hợp đồng, văn bản thực hiện quyền của người sử dụng đất; Thông tư số 03/2008/TT-BTP ngày 25/8/2008 hướng dẫn thi hành một số điều của Nghị định số 79/2007/NĐ-CP ngày 18/5/2007.

Theo Nghị định 75 và 79 thì thẩm quyền chứng thực của UBND cấp xã bao gồm chứng thực chữ ký, chứng thực bản sao từ bản chính các giấy tờ văn bản bằng tiếng Việt nhằm phục vụ cho việc thực hiện các giao dịch dân sự trong nước. Ngoài ra, UBND cấp xã còn thực hiện việc chứng thực di chúc, văn bản từ chối nhận di sản. Thông tư 03/2008/TT-BTP hướng dẫn Nghị định 79/2007/NĐ-CP còn mở rộng thẩm quyền cho UBND cấp xã có thẩm quyền chứng thực thêm các loại giấy tờ, văn bản do cơ quan có thẩm quyền của Việt Nam cấp bằng tiếng Việt có xen một số từ bằng tiếng nước ngoài hay các loại giấy tờ, văn bản có tính chất song ngữ. Từ các quy định trên cho thấy thẩm quyền chứng thực của UBND cấp xã ngày càng được mở rộng nhằm phục vụ nhu cầu của người dân góp phần thực hiện chủ trương cải cách tư pháp của Nhà nước ta.

Liên quan đến thẩm quyền chứng thực của UBND cấp xã mặc dù có nhiều văn bản pháp lý hướng dẫn nhưng thực tiễn pháp lý vẫn còn nhiều vướng mắc và chưa thống nhất trong các quy định của pháp luật dẫn đến khó khăn cho chính quyền cơ sở khi áp dụng giải quyết các yêu cầu của người dân. Cụ thể là vấn đề chứng thực giấy ủy quyền, hợp đồng ủy quyền một trong những yêu cầu phổ biến trong hoạt động dân sự của người dân hiện nay.

Các quy định tại các Điều 22, Điều 48 của Nghị định 75/2000/NĐ-CP quy định rõ UBND cấp xã chỉ thực hiện việc chứng thực chữ ký của công dân Việt Nam trong các giấy tờ phục vụ cho việc thực hiện các giao dịch dân sự trong nước (quy định này đã được Nghị định 79/2007/NĐ-CP) hay chứng thực di chúc, văn bản từ chối nhận di sản. Không có quy định nào hay điều luật cụ thể giao thẩm quyền cho UBND cấp xã chứng thực giấy ủy quyền, hợp đồng ủy quyền. Đối với UBND cấp huyện Nghị định 75/2000/NĐ-CP quy định tại Chương VI về công chứng, chứng thực hợp đồng, giao dịch trong đó có công chứng, chứng thực hợp đồng ủy quyền, giấy ủy quyền. Đặc biệt, Thông tư liên tịch số 93/2001/TTLT/BTC-BTP ngày 21/11/2001 hướng dẫn chế độ thu, nộp và quản lý sử dụng phí, lệ phí công chứng, chứng thực tại Phụ lục số 02 về biểu mức thu lệ phí chứng thực áp dụng tại UBND cấp huyện quy định cụ thể chỉ có UBND cấp huyện chứng thực giấy ủy quyền và hợp đồng ủy quyền. Như vậy, nếu một công dân đến yêu cầu UBND cấp xã chứng thực giấy uỷ quyền hay hợp đồng ủy quyền thì theo quy định UBND cấp xã có thẩm quyền chứng thực giấy tờ này không?

Thực tiễn áp dụng và giải quyết có nhiều vấn đề khác nhau, bà Nguyễn Thị L. uỷ quyền cho ông Nguyễn Văn K. thay mặt bà tham gia tố tụng tại phiên toà và đến UBND xã L.T, huyện L.V, tỉnh Đồng Tháp yêu cầu chứng thực giấy uỷ quyền trên nhưng UBND xã L.T từ chối yêu cầu của bà vì cho rằng UBND cấp xã không có thẩm quyền chứng thực giấy uỷ quyền đồng thời hướng dẫn bà L. đến UBND cấp huyện. Nhưng khi bà L. đến UBND xã T.T thì được giải quyết chứng thực theo yêu cầu vì UBND cho rằng giấy uỷ quyền là một trong các giấy tờ phục vụ cho việc thực  hiện các giao dịch dân sự trong nước của người dân cụ thể là thực hiện công việc uỷ quyền tham gia tố tụng tại phiên toà nên UBND xã T.T thực hiện việc chứng thực cho bà L. dưới dạng chứng thực chữ ký. Liên quan đến vấn đề này Phòng Tư pháp huyện L.V có ý kiến cho rằng UBND xã T.T không có thẩm quyền chứng thực giấy uỷ quyền của bà L. đây là thẩm quyền của UBND cấp huyện vì đối tượng chứng thực là giấy uỷ quyền và yêu cầu của bà L. là chứng thực giấy uỷ quyền chứ không yêu cầu chứng thực chữ ký. Đồng thời kiến nghị UBND huyện yêu cầu UBND xã T.T thu hồi văn bản chứng thực giấy uỷ quyền của bà L. hướng dẫn bà L. đến UBND huyện yêu cầu chứng thực giấy uỷ quyền. Từ sự việc trên cho thấy sự không thống nhất và hướng dẫn khác nhau từ phía các cơ quan hành chính khi thực hiện yêu cầu của người dân dẫn đến khó khăn cho người dân.

Nghị định 79 quy định rõ UBND cấp huyện chứng thực chữ ký trong các giấy tờ, văn bản bằng tiếng nước ngoài và UBND cấp xã có thẩm quyền chứng thực chữ ký trong các giấy tờ, văn bản bằng tiếng Việt. Ngoài ra, Nghị định 75 còn quy định thẩm quyền của UBND cấp huyện chứng thực các hợp đồng, giao dịch và chứng thực giấy uỷ quyền là một trong những quy định riêng về công chứng, chứng thực một số hợp đồng giao dịch (Điều 48 Nghị định 75). Nghị định 75 cũng không nói rõ những văn bản, giấy tờ nào bắt buộc phải chứng thực theo hình thức ủy quyền, văn bản nào chứng thực theo hình thức chứng thực chữ ký.

Nhưng nếu chứng thực giấy uỷ quyền thì theo các quy định hiện hành UBND cấp xã không có thẩm quyền chứng thực. Điều này cũng được quy định qua hướng dẫn của Thông tư liên tịch số 93/2001/TTLT/BTC-BTP (đã dẫn) hướng dẫn về chế độ thu, nộp, quản lý và sử dụng phí, lệ phí công chứng, chứng thực chỉ quy định UBND cấp huyện có quyền thu lệ phí chứng thực đối với việc chứng thực giấy ủy quyền, hợp đồng ủy quyền. Từ quy định trên vô hình chung thông tư thừa nhận chỉ có UBND cấp huyện mới có thẩm quyền chứng thực giấy ủy quyền, hợp đồng ủy quyền. 

 Các quy định của các Nghị định đã vậy nhưng đối với các văn bản pháp lý khác có liên quan đến việc chứng thực giấy ủy quyền hay hợp đồng ủy quyền thuộc thẩm quyền của UBND cấp xã lại có những quy định khác đi tùy thuộc vào nội dung công việc hay đối tượng ủy quyền. Đơn cử tại Thông tư liên tịch số 04/2006/TTLT-BTP-BTNMT ngày 13/6/2006 hướng dẫn việc công chứng, chứng thực, hợp đồng, văn bản thực hiện quyền của người sử dụng đất có quy định, giao thẩm quyền chứng thực hợp đồng ủy quyền liên quan đến tài sản là bất động sản cho UBND cấp xã tại mẫu hợp đồng ủy quyền số 56/HĐUQ. Một văn bản pháp lý khác lại giao cho UBND cấp xã chứng thực văn bản ủy quyền đó là Nghị định số 136/2006/NĐ-CP ngày 14/11/2006 của Chính phủ quy định chi tiết và hướng dẫn thi hành một số điều của Luật Khiếu nại, tố cáo và các luật sửa đổi, bổ sung một số điều của Luật Khiếu nại, tố cáo. Tại Điểm c, Khoản 1, Điều 1 của Nghị định 136 quy định trong trường hợp người khiếu nại ốm đau, già yếu, có nhược điểm về thể chất hoặc vì lý do khách quan khác mà không thể tự mình khiếu nại thì được ủy quyền cho cha, mẹ, vợ, chồng, con đã thành niên, anh, chị, em ruột hoặc người khác có năng lực hành vi dân sự đầy đủ để thực hiện việc khiếu nại. Người được ủy quyền chỉ thực hiện việc khiếu nại theo đúng nội dung được ủy quyền. Việc ủy quyền phải bằng văn bản và phải có xác nhận của UBND cấp xã nơi người ủy quyền cư trú.

Tóm lại, tùy vào yêu cầu cụ thể của từng loại vụ việc mà người dân yêu cầu như: chứng thực hợp đồng ủy quyền liên quan đến bất động sản theo Thông tư liên tịch số 04 hay chứng thực giấy ủy quyền khiếu nại theo Nghị định 136 mới xác định     UBND cấp xã có thẩm quyền chứng thực giấy uỷ quyền hay hợp đồng ủy quyền hay không? Có một số ý kiến thảo luận liên quan đến vấn đề này nhưng vẫn chưa có sự thống nhất UBND cấp xã có thẩm quyền chứng thực giấy ủy quyền, hợp đồng ủy quyền không? Theo ông Lê Hùng Anh, Trưởng phòng Hành chính – Tư pháp thuộc Sở Tư pháp tỉnh Đồng Tháp trao đổi và cho rằng UBDN cấp xã có thẩm quyền chứng thực giấy uỷ quyền dưới hình thức chứng thực chữ ký vì giấy uỷ quyền là một trong các giấy tờ phục vụ cho việc thực hiện các giao dịch dân sự trong nước nên UBND cấp xã có thẩm quyền chứng thực chữ ký giấy uỷ quyền theo Khoản 2, Điều 5 Nghị định 79. Ông Phạm Văn Bon – Trưởng Phòng Tư pháp huyện Lai Vung, tỉnh Đồng Tháp thì cho rằng theo Thông tư liên tịch số 93/2001/TTLT/BTC-BTP (đã dẫn) quy định UBND cấp huyện có quyền thu lệ phí chứng thực đối với việc chứng thực giấy ủy quyền, hợp đồng ủy quyền, thông tư này không giao thẩm quyền chứng thực giấy ủy quyền hay hợp đồng ủy quyền cho UBND cấp xã. Một nhân viên chứng từ pháp lý làm việc tại chi nhánh ngân hàng tỉnh Đồng Tháp cho biết cùng trong một tỉnh nhưng ở các huyện, thị, thành phố việc chứng thực giấy ủy quyền lại có những cách giải quyết khác nhau, có huyện cho phép UBND cấp xã chứng thực giấy ủy quyền, có huyện khác lại hướng dẫn UBND cấp xã không có thẩm quyền chứng thực giấy ủy quyền gây nhiều khó khăn về thủ tục thẩm định hồ sơ pháp lý khi khách hàng vay vốn tại ngân hàng.

Thiết nghĩ, các cơ quan nhà nước có thẩm quyền cần có các quy định thống nhất trong việc chứng thực thuộc thẩm quyền của UBND cấp xã nhằm thực hiện yêu cầu của người dân một cách chính xác và đúng luật./.

Nguyễn Thanh Xuân