Là một trong 4 chuyên đề được báo cáo tại hội nghị giao ban công tác tư pháp 6 tháng đầu năm, công tác công chứng, chứng thực và hộ tịch được đánh giá là có nhiều thành công liên quan trực tiếp đến quyền lợi của người dân hơn cả. Đây cũng là kết quả tất yếu của hoạt động xây dựng và thực hiện pháp luật được thực hiện một cách mạnh mẽ, triệt để trong lĩnh vực này thời gian qua

Thành công khởi sắc

Sau khi Luật Công chứng được QH thông qua và có hiệu lực, Chính phủ ban hành Nghị định 02/2008/NĐ-CP hướng dẫn thực hiện, Bộ Tư pháp đã ban hành một số mẫu giấy tờ dùng trong hoạt động công chứng và đồng thời phối hợp với các Bộ, ngành liên quan chỉ đạo các địa phương triển khai một số công việc liên quan. Vì thế, cho đến nay, tình trạng trùng lặp giữa hai hoạt động công chứng và chứng thực, tâm lý “sính” công chứng bản sao, giấy tờ đã được khắc phục. Hiện tường quá tải công chứng, dẫn tới sự phát triển của “cò” công chứng tồn tại nhiều năm qua đã giảm hẳn. Các công chứng viên có thời gian tập trung thực hiện tốt công việc công chứng hợp đồng, giao dịch, góp phần tạo tính chuyên nghiệp cho nghề công chứng. Hầu hết các Phòng Công chứng đã chuyển đổi sang đơn vị sự nghiệp theo đúng quy định của Luật Công chứng. Sự chuyển đổi này đã có tác động tích cực tới tác phong, tinh thần làm việc của các công chứng viên khi tiếp nhận các yêu cầu công chứng của dân. Các Phòng Công chứng đã hình thành và duy trì được sự trao đổi cung cấp thông tin thường xuyên với các cơ quan tài nguyên, môi trường, văn phòng đăng ký quyền sử dụng đất, cơ quan thuế…nhằm tạo thuận lợi, tiết kiệm chi phí, thời gian cho người dân, doanh nghiệp

Tính đến ngày 15/7/2008 cả nước có 443 công chứng viên, trong đó số công chứng viên bổ nhiệm cho Văn phòng công chứng là 52 người thuộc các tỉnh thành phố trực thuộc trung ương như Hà Nội, TP.HCM, Cần Thơ, Hải Phòng… Các công chứng viên được bổ nhiệm cho Văn phòng công chứng hầu hết là những người đã có trình độ và kinh nghiệm trong công tác pháp luật, đã được tham gia lớp bồi dưỡng nghiệp vụ công chứng do Bộ Tư pháp tổ chức trước khi hành nghề để triển khai công việc hiệu quả. 11 Văn phòng công chứng đã được thành lập tại các thành phố lớn, trong đó có 3 Văn phòng công chứng tại Cần Thơ, tỉnh Thanh Hoá, Bà Rịa-Vũng Tàu đã đi vào hoạt động. Hướng tới mục tiêu xã hội hoá công chứng, nhiều địa phương đã bắt tay vào xây dựng Đề án phát triển tổ chức hành nghề công chứng theo tinh thần Nghị định số 02. Một số thành phố lớn như Hà Nội, HCM, UBND đã phê duyệt Đề án, chuẩn bị triển khai.

Trong hoạt động chứng thực, việc phân cấp cho UBND cấp huyện, cấp xã thực hiện chứng thực bản sao, chữ ký theo quy định của Nghị định 79/2007/NĐ-CP đã được các cơ quan, tổ chức, DN và người dân đánh giá là bước cải cách thủ tục hành chính mạnh mẽ trong lĩnh vực công chứng, chứng thực, xoá bỏ tình trạng quá tải ở các Phòng Công chứng, tiết kiệm thời gian, công sức cho dân. Xoá bỏ sự lệ thuộc của hoạt động chứng thực trong mối quan hệ với hộ khẩu và tăng số lượng đầu mối giải quyết nhu cầu chứng thực (trước đây chỉ có hơn 100 Phòng Công chứng và 700 UBND cấp huyện, thì này có trên 12.000 xã và 700 Phòng Tư pháp cấp huyện) đã tạo điều kiện thuận lợi tối đa cho người dân khi có yêu cầu chứng thực. Bên cạnh đó, việc Nghị định 79 khuyến khích các cơ quan, tổ chức tiếp nhận hồ sơ tự mình đối chiếu bản sao với bản chính đã khắc phục được tình trạng ỷ lại của các cơ quan này với cơ quan có thẩm quyền chứng thực, hạn chế xu hướng đòi hỏi bản sao có chứng thực khi nộp hồ sơ, gây tốn kém không cần thiết cho người dân

Đối với công tác đăng ký và quản lý hộ tịch, sau khi Nghị định 158/2005/NĐ-CP được ban hành, cùng hàng loạt các hoạt động xây dựng, hoàn thiện thể chế, chỉ đạo, điều hành của Bộ Tư pháp, lãnh đạo cấp uỷ và UBND các cấp đã nhận thức đúng đắn về tầm quan trọng của công tác hộ tịch để dành sự quan tâm, đầu tư cho công tác này. Hầu hết các địa phương đã bỏ ra những khoản kinh phí không nhỏ để trang bị cơ sở vật chất đáp ứng yêu cầu quản lý nhà nước về hộ tịch và yêu cầu đăng ký hộ tịch của người dân. Phần mềm quản lý hộ tịch đã và đang được nhiều địa phương tiến hành xây dựng và vận hành. Nhận thức được tầm quan trọng của đội ngũ cán bộ làm công tác hộ tịch, nhiều địa phương đã quan tâm đến việc nâng cao trình độ chuyên môn, đạo đức nghề nghiệp cho đội ngũ này. Nhờ vậy, hiện tượng cán bộ hộ tịch gây khó khăn, phiền hà cho dân khi đến đăng ký đã từng bước bị hạn chế. Việc áp dụng cơ chế một cửa trong đăng ký hộ tịch đã bắt đều có sự khởi sắc.

Khó khăn song hành

Tại hội nghị tổng kết công tác tư pháp năm 2007, Bộ Tư pháp đã chỉ đạo các Sở Tư pháp cần tham mưu cho UBND cấp tỉnh căn cứ vào tình hình của địa phương để thành lập thêm các tổ chức hành nghề công chứng; ở những nơi đã có tổ chức hành nghề công chứng đủ sức đảm nhiệm việc công chứng các hợp đồng, giao dịch về bất động sản thì UBND cấp huyện xã không nên chứng thực các hợp đồng giao dịch này để tập trung thực hiện công tác chứng thực theo NĐ79. Tuy nhiên, cho đến này nhiều địa phương vẫn còn lúng túng khi triển khai nhiệm vụ này vì lý do nhận thức chưa thống nhất về một số quy định của Luật Đất đai, Luật Nhà ở và chủ trương xác định rõ phạm vi công chứng, chứng thực. Bên cạnh đó, việc chuyển giao nhiệm vụ chứng thực, bản sao chữ ký cho UBND cấp huyện, cấp xã cũng phần nào ảnh hưởng tới việc làm của các tổ chức hành nghề công chứng. Dẫn tới việc phát triển tổ chức hành nghề công chứng ở nhiều địa phương còn khó khăn. Cùng với đó, tiến độ thành lập các Văn phòng công chứng cũng bị chậm lại bởi nhận thức chưa thống nhất của các cơ quan có thẩm quyền cho phép thành lập.

Đối với hoạt động chứng thực, do đội ngũ cán bộ tư pháp-hộ tịch cấp xã quá mỏng lực lượng, yếu chất lượng, lại phải kiêm nhiệm nhiều đã ảnh hưởng không nhỏ tới tiến độ, chất lượng công việc chứng thực. Bên cạnh đó, việc phân định rạch ròi thẩm quyền chứng thực của UBND cấp xã và cấp huyện cho thấy chưa phù hợp với hoạt động chứng thực. Thậm chí dẫn đến tình trạng đùn đẩy trách nhiệm giữa các cơ quan này gây khó khăn cho người dân. Một số vấn đề liên quan tới tiêu chuẩn người dịch giấy tờ, văn bản, danh sách cộng tác viên dịch thuật, lệ phí chứng thực…cũng chưa được quy định rõ ràng.

Trong lĩnh vực hộ tịch, vẫn còn tình trạng cán bộ làm công tác hộ tịch không năm vững được những quy định về thẩm quyền nên dẫn tới việc giải quyết các việc hộ tịch sai thẩm quyền. Sự thiếu chủ động trong nghiên cứu văn bản cán bộ hộ tịch đã dẫn đến sự thụ động trong giải quyết công việc, gây ra nhiều tình huống xin ý kiến chỉ đạo hết sức bi hài (ví dụ Phòng Tư pháp trực tiếp gửi công văn, điện thoại đến Bộ Tư pháp để hỏi). Ở khâu một cửa, khi nhận hồ sơ hộ tịch, nhiều cán bộ tiếp nhận thiếu trình độ nên không nhận biết được sự thiếu sót của hồ sơ, khiến cho người dân phải đi lại bổ sung nhiều lần. Nhiều công việc hộ tịch cần giải quyết ngay như khai sinh, khai tử, cấp bản sao giấy tờ từ sổ gốc thì cán bộ một cưat cũng máy móc viết giấy hẹn đã gây bức xúc cho dân. Đó là chưa kể đến tình huống cán bộ một cửa là nhân viên văn phòng thì Trưởng phòng tư pháp sẽ không thể chỉ đạo nghiệp vụ.

Vượt qua thử thách

            Trong 6 tháng cuối năm 2008, đối với công tác công chứng và chứng thực, nhiệm vụ chung nhất là UBND cấp huyện xã sẽ tiến tới không chứng thực các hợp đồng, giao dịch nếu địa phương đã có tổ chức hành nghề công chứng. Các địa phương cũng cần đẩy mạnh việc khảo sát nhu cầu công chứng để xúc tiến thành lập các tổ chức hành nghề công chứng một cách khoa học, bền vững. Bên cạnh đó, một loạt các vấn đề liên quan tới hoạt động công chứng, chứng thực như  phí công chứng, hoàn thiện các quy định pháp luật có tương quan, kiểm tra tình hình chứng thực, đào tạo cán bộ tư pháp…cũng phải được thực hiện sớm .

            Đối với công tác hộ tịch, việc sớm xây dựng chế độ đãi ngộ, hạn chế sự luân chuyển đối với cán bộ hộ tịch, cũng như tăng cường kiểm tra giám sát uốn nắn những sai sót của cán bộ trong công tác, kiên quyết thuyên chuyển những cán bộ yếu về chuyên môn đạo đức sẽ là động lực thúc đẩy sự toàn tâm, toàn ý của cán bộ tư pháp, hộ tịch. Dự án xây dựng Luật Hộ tịch cũng đã được Bộ Tư pháp đề xuất đưa vào chương trình xây dựng luật, pháp lệnh năm 2009. Trên cơ sở khảo sát, tiếp thu ý kiến địa phương, nhân dân, Luật Hộ tịch sẽ đáp ứng đầy đủ yêu cầu về quản lý Nhà nước cũng như yêu cầu đăng ký hộ tịch của các tổ chức, cá nhân.            

Xuân Hoa