Kỹ năng thu thập chứng cứ của luật sư trong vụ án hành chính

Kỹ năng thu thập chứng cứ của luật sư trong vụ án hành chính

Khái niệm thu thập chứng cứ của luật sư trong vụ án hành chính

Với tư cách người đại diện theo ủy quyền hoặc người bảo vệ quyền và lợi ích hợp pháp cho đương sự, luật sư đứng về một bên tham gia trong vụ án hành chính, do đó luật sư có quyền, nghĩa vụ tiến hành tất cả các biện pháp mà pháp luật không cấm để tìm ra chứng cứ. Đồng thời quyền và nghĩa vụ đó của luật sư còn được xác lập trên cơ sở quyền và nghĩa vụ chứng minh của đương sự. Chỉ khi có đủ chứng cứ luật sư mới có thể bảo vệ quyền và lợi ích hợp pháp của đương sự, thực hiện tốt chức năng trợ giúp các đương sự trong việc chứng minh quyền lợi cho mình. Luật Tố tụng hành chính đã quy định người bảo vệ quyền và lợi ích hợp pháp của đương sự có quyền và nghĩa vụ thu thập chứng cứ như sau: “xác minh, thu thập chứng cứ và cung cấp chứng cứ cho Tòa án, nghiên cứu hồ sơ vụ án và được ghi chép, sao chụp những tài liệu có trong hồ sơ vụ án để thực hiện việc bảo vệ quyền và lợi ích hợp pháp của đương sự”.

Khi tiến hành thu thập chứng cứ, luật sư phải bắt đầu từ việc phát hiện chứng cứ đang ở đâu, do ai quản lý, tài liệu chứng cứ đó có kiên quan,  có ý nghĩa như thế nào đối với mục đích làm sáng tỏ các sự kiện, tình tiết khách quan của vụ án và kết quả của vụ án, bằng cách nào để luật sư có thể thu thập chúng. Trong chuỗi các hoạt động đó việc phát hiện chứng cứ có vai trò quan trọng. Để phát hiện chứng cứ của bất kỳ loại án nào hình sự, dân sự hay án hành chính đòi hỏi luật sư phải xác định đối tượng chứng minh của vụ án thông qua đối tượng chứng minh và trên cơ sở các quy định của pháp luật nội dung mới có thể xác định hệ thống chứng cứ. Chứng cứ của Luật sư xuất trình cho Tòa án phải có chất lượng, đủ sức thuyết phục làm rõ những vấn đề có hay không có quyền và lợi ích hợp pháp bị xâm hại bởi đôi tượng khởi kiện, những tình tiết khác cần thiết cho việc giải quyết đúng đắn vụ án hành chính.

Muốn tiến hành thu thập chứng cứ luật sư phải nắm vững các biện pháp thu thập chứng cứ được quy định trong Luật Tố tụng hành chính. Trên cơ sở giới hạn những vấn đề cần chứng minh cụ thể của vụ án và vị trí của luật sư tham gia trong vụ án mà có thể áp dụng những biện pháp thu thập chứng cứ nào cho có hiệu quả. Trong trường hợp không thể tự mình thu thập chứng cứ, luật sư có quyền yêu cầu Tòa án áp dụng các biện pháp thu thập chứng cứ theo quy định của Luật Tố tụng hành chính

Như vậy, chỉ khi có đầy đủ chứng cứ luật sư mới có thể xác lập được các căn cứ có giá trị chứng minh cho quyền lợi của khách hàng; góp phần làm sáng tỏ các vấn đề của vụ án, đảm bảo việc xét xử vụ án khách quan đúng pháp luật.

Từ phân tích trên cho thấy thu thập chứng cứ của luật sư là tổng thể các hoạt động phát hiện, tìm ra chứng cứ, tập hợp đưa vào các hồ sơ vụ án các tài liệu chứng cứ để nghiên  cứu, đánh giá,sử dụng chúng nhằm xác lập các căn cứ đề xuất yêu cầu hay quan điểm phản bác của Luật sư trong giải quyết vụ án hành chính.

Ví dụ: Ông Nguyễn Văn An khởi kiện vụ án hành chính ra tòa đối với quyết định số 975/QĐ-UB ngày 15/4/2011 của UBND huyện P về việc thu hồi 650 m2 đất nông nghiệp của ông Nguyễn Minh Nghĩa. Sau khi ông An khởi kiện ra Tòa án có thẩm quyền và chứng minh được có quyền và lợi ích bị xâm phạm trực tiếp từ quyết định thu hồi đất sô 975/QĐ-UB ngày 15/4/2011, đơn kiện của ông An được thụ lý, Tòa án có thể bắt đầu xem xét nội dung của đơn kiện, tức là vấn đề tính hợp pháp cả về hình thức và nội dung của quyết định thu hồi đất số 975/QĐ-UB ngày 15/4/2011 của UBND huyện P

Trong tình huống này, các điều kiện về hình thức quyết định thu hồi đất số 975/QĐ-UB ngày 15/4/2011, của UBND huyện P được đánh giá bao gồm: người ban hành quyết định phải là người có thẩm quyền, khi ban hành quyết định đó phải tuân theo đúng trình tự, thủ tục nhất định. Văn bản hành chính bị khiếu kiện trên là một quyết định của UBND huyện trong lĩnh vực quản lí đất đai vì vậy theo quy định của Luật đất đai quyết định này thuộc thẩm quyền ban hành của UBND huyện P. Về trình tự, thủ tục ban hành văn bản cần có thể đặt ra một số vấn đề xem xét như sau: đây là quyết định thu hồi đất theo khoản 1 Điều 38 Luật đất đai 2003 nên để ban hành quyết định này phải căn cứ việc ban hành quyết định phê duyệt quy hoạch và quyết định thu hồi đất của UBND tỉnh B cơ quan quản lý đất đai cấp trên của UBND huyện P, các văn bản nêu trên là nguồn căn cứ để ban hành quyết định thu hồi đất của hộ gia đình ông Nghĩa. Như vậy, nếu đầy đủ các điều kiện trên thì tính hớp pháp hình thức của văn bản đã được đáp ứng. Vấn đề còn lại đối với ông An là phải viện dẫn tính trái pháp luật một phần hoặc toàn bộ về nội dung của quyết định thì mới có hy vọng tòa án hủy bỏ quyết địnhthu hồi đất số 975/QĐ-UB ngày 15/4/2011 của UBND huyện P. Để chứng minh cho các căn cứ trên ông An phải đưa ra các lập luận, tình tiết, sự kiện hoặc viện dẫn các quy định của pháp luật trên cơ sở xuất trình tài liệu chứng cứ đã thu thập được cho Tòa án.

So sánh với hoạt động thu thập chứng cứ trong tố tụng hình sự và tố tụng dân sự:

Luật tố tụng hình sự quy định trách nhiệm chứng minh tội phạm thuộc về các cơ quan tiến hành tố tụng, bởi đấu tranh chống tội phậm là nhiệm vụ của các cơ quan tiến hành tố tụng. Các cơ quan tiến hành tố tụng, trong phạm vi nhiệm vụ quyền hạn của mình, phải áp dụng mọi biện pháp thu thập chứng cứ theo quy định của luật tố tụng hình sự để xác định sự thật khách quan của vụ án, làm rõ chứng cứ có tội và chứng cứ xác định vô tội, những tình tiết tăng nặng, tình tiết giảm nhẹ trách nhiệm hình sự của bị can bị cáo. Những người tham gia tố tụng khác trong đó có luật sư có quyền thu thập để đưa ra chứng cứ chứng minh bị can bị cáo vô tội hoặc giảm nhẹ trách nhiệm hình sự, bị can bị cáo không buộc phải chứng minh là mình vô tội.

Khác với vụ án hình sự, trong vụ án dân sự và vụ án hành chính bên đương sự khẳng định một sự kiện pháp lý là một phần vụ kiện, bên đương sự đó phải chịu trách nhiệm chứng minh sự kiện đó. Bên đương sự đưa ra khiếu nại phải chứng minh tất cả các sự kiện cấu thành khiếu nại đó. Bên biện hộ khiếu nại đó phải chứng minh tất cả những sự kiên cấu thành sự biện hộ đó.

Ví dụ một bên đương sự trong vụ án dân sự có thể khẳng định việc vay tiền giữa hai bên  mà trong đó đã có những lời nói cụ thể về số tiền vay, số tiền vay sẽ được sử dụng cho mục đích gì, tiền lãi,thời hạn trả nợ. Khi khẳng định các sự kiện trên đương sự phải có trách nhiệm chứng minh sự kiện đó. Bên tiền của hai bên hoặc có thể khẳng định không phải số tiền vay, mức tiền lãi và những từ ngữ khác đã được nói ra trong giao dịch đó.

Hoặc ví dụ trong vụ án hành chính, mộy bên đương sự khẳng định đã có hành vi cưỡng chế tháo dỡ công trình xây dựng của chủ tịch UBND xã A,và trước khi tiến hành cưỡng chế không lập biên bản vi phạm hành chính, không ban hành quyết định xử phạt; quyết định cưỡng chế, việc tổ chức cưỡng chế không có mặt người vi phạm. Khi khẳng định về hành vi cưỡng chế của chủ tịch UBND xã A, bên đương sự này phải có trách nhiệm chứng minh sự khẳng định đó. Bên đương sự khác (người bị kiện) trong vụ án hành chính có thể đưa ra quan điểm cho rằng thực tế không có viêc cưỡng chế nào của chủ tịch UBND xã A cả, hoặc có thể khẳng định việc cưỡng chế đó đã diễn ra hoàn toàn khác với những điều mà bên đương sự kia (người khởi kiện) đã khẳng định sự kiện trên. Tất cả điều này đều nói lên mối tương quan pháp lý và nghĩa vụ chứng minh của các bên đương sự trong vụ án dân sự và vụ án hành chính. Điều đó cho thấy chứng minh là hoạt động của các chủ thể tố tụng trong việc làm rõ các tình tiết sự kiện của vụ án, xác định rõ nghĩa vụ chứng minh của các bên trong vụ án sẽ bảo đảm giải quyết đúng đắn vụ án.

Các biện pháp thu thập chứng cứ

1. Áp dụng các biện pháp thu thập chứng cứ trong Luật tố tụng hành chính

Nếu như hệ thống chứng cứ được quy định trong các văn bản quy phạm pháp luật hành chính thì các biện pháp thu thập chứng cứ được quy định trong Luật Tố tụng hành chính. Luật Tố tụng hành chính quy định tám biện pháp thu thập chứng cứ sau: lấy lời khai đương sự, lấy lời khai nhân chứng; đối chất; xem xét thẩm định tại chỗ; trưng cầu giám định; định giá tài sản, thẩm định giá; ủy thác thu thập chứng cứ; yêu cầu cá nhân, cơ quan, tổ chức cung cấp chứng cứ. Luật Tố tụng hành chính đã quy định đầy đủ hơn về căn cứ, thẩm quyền, trình tự thủ tục thực hiện các biện pháp thu thập chứng cứ. Việc quy định chi tiết, rõ ràng, chặt chẽ, minh bạch thủ tục các biện pháp thu thập chứng cứ tạo thuận lợi nhiều hơn cho Luật sư trong việc thực hiện và giám sát việc áp dụng các biện pháp này của Tòa án trong quá trình giải quyết vụ án hành chính, tránh được tình trạng tùy tiện, lạm quyền, vi phạm thủ tục trong hoạt động thu thập chứng cứ của các chủ thể chứng minh trong đó có luật sư. Để thu thập được chứng cứ trong vụ án hành chính luật sư cần phải áp dụng các biện pháp thu thập chứng cứ sau:

a. Yêu cầu cá nhân, cơ quan, tổ chức cung cấp chứng cứ

Đây là một trong những biện pháp thu thập chứng cứ mà luật sư có thể sử dụng để thu thập tài liệu từ một người hay một tổ chức không phải là một bên trong tố tụng tại Tòa án. Khi thực hiện biện pháp này, luật sư có thể thực hiện bất kỳ hoạt động nào hợp pháp để lấy được tài liệu trong khoảng thời gian Tòa án yêu cầu. Cụ thể luật sư phải phát hiện và làm văn bản yêu cầu cung cấp tài liệu đang thuộc sở hữu, kiểm soát của một người hay tổ chức cần được thu thập. Nội dung của văn bản yêu cầu cung cấp tài liệu hoặc các tài liệu phải được miêu tả chi tiết, trong đó nêu rõ tại sao tài liệu này có liên quan và cần thiết đối với kết quả của vụ kiện. Sự mô tả chi tiết đầy đủ tài liệu cần cung cấp sẽ làm cho việc nhận dạng tài liệu dễ dàng hơn. Ngoài ra văn bản yêu cầu cũng phải trình bày lý do tại sao luật sư lại cho rằng tài liệu đó đang thuộc sở hữu của người hay tổ chức đó, đồng thời yêu cầu bên cung cấp nêu rõ lý do sự phản đối về một số hoặc tất cả các tài liệu được yêu cầu, và thời hạn chính xác sẽ chấp thuận yêu cầu đó. Văn bản yêu cầu cung cấp tài liệu sẽ giúp cho luật sư dùng làm căn cứ để tiếp tục yêu cầu tòa án thực hiện biện pháp thu thập chứng cứ này trong trường hợp luật sư tự mình thực hiện không có kết quả.

b. Đề xuất Tòa án triệu tập người làm chứng

Trong tố tụng hành chính, tài liệu chứa đựng chứng cứ chiếm ưu thế hơn là việc thiết lập các sự kiện thông qua nhân chứng – người khai báo về các sự kiện mà họ chứng kiến hoặc có thông tin. Tuy nhiên, đây không phải là biện pháp thu thập chứng cứ hiếm gặp đối với luật sư trong vụ án hành chính bởi những sự kiện do các bên đưa ra luôn bị bên đương sự kia phủ nhận.

Giả sử tình huống người khởi kiện khẳng định khi người có thẩm quyền tiến hành lập biên bản vi phạm hành chính tại khu N vào lúc 18 giờ về hành vi vận chuyển gỗ trái phép, người khởi kiện không có mặt tại đó nên không ký vào biên bản vi phạm hành chính. Những sự kiện do người khởi kiện trình bày không được bên bị kiện thừa nhận.

Với tình huống trên, luật sư mỗi bên phải xác định nhân chứng cho những lời khai mà bên mình dựa vào và xác định đối tượng của lời khai đó. Mặc dù về nguyên tắc bất cứ ai biết rõ các tình tiết  có liên quan đến nội dung vụ án cũng có thể là người làm chứng đưa ra chứng cứ trước Tòa án nhưng khi xác định nhân chứng đưa ra chứng cứ luạt sư cần chú ý chứng cứ do nhân chứng cung cấp thường ít được tin tưởng hơn bởi vì nhân chứng đôi khi không trung thực, có thể chủ ý hoặc vô tình đưa ra chứng cứ thiên vị. Cũng có trường hợp nhân chứng đưa ra chứng cứ một cách khách quan nhưng đôi khi có thể bị suy luận từ mối quan hệ của họ với bên đương sự mà họ nhân danh bên đó để đưa ra chứng cứ. Thực tế cho thấy nhân chứng có thể là người có với bên đương sự đó như lãnh đạo phòng, ban hoặc công chức của cơ quan tổ chức đó. Những người làm chứng này có thể bị bên luật sư đối phương nại ra trước tòa rằng lời khai của họ có thể thiên vị không vô tư khách quan và trong thực tế hiện tượng “mua nhân chứng” đã xảy ra. Nhân chứng do các bên luật sư đề xuất hoặc do Tòa án xác định có thể được Tòa án triệu tập làm chứng cứ trước Tòa án để góp phần tìm ra sự thật của vụ kiện.

Tại Tòa án người làm chứng có thể trình bày bằng miệng hoặc có thể bằng văn bản về lời khai và cam đoan để Tòa án dùng làm căn cứ và kết quả của vụ án tùy thuộc ở sự chân thực của các lời khai đó.

Luật Tố tụng hành chính đã quy định tất cả các vấn đề: việc điều tra người làm chứng được tiến hành ra sao, đòi hỏi nhân chứng thế nào, nghĩa vụ và cách thức khai báo,giá trị của biên bản… Tuy nhiên để chuẩn bị cho việc trình bày tại Tòa án của nhân chứng,luật sư cần phải có mối liên hệ trước với nhân chứng mà luật sư đã đề xuất. Luật sư có thể thảo luận với nhân chứng về các sự kiện mà họ sẽ phải khai báo trước Tòa án. Phạm vi trao đổi có thể mở rộng các câu trả lời của các câu hỏi có thể được hỏi và Luật sư của đương sự đối lập cũng có quyền làm như vậy.

c. Trưng cầu giám định hoặc đề nghị Tòa án trưng cầu giám định

Giám định là một biện pháp thu thập chứng cứ khá thông dụng, được áp dụng theo một thủ tục chặt chẽ để hỗ trợ luật sư và Tòa án phát hiện các tình tiết có liên quan đến chuyên môn khi cần quyết định một vấn đề cụ thể. Đây là trường hợp khi một thông tin cụ thể như các chứng cứ có liên quan đến trắc địa, kỹ sư, kế toán… hoặc chứng cứ khoa học là cần thiết để làm rõ những vấn đề kỹ thuật cao. Theo quy định của Luật giám định, Giám định viên có thể được Tòa án hoặc đương sự và luật sư của các bên chỉ định. Các bên đương sự cũng có thể thỏa thuận về việc lựa chọn các giám định viên cho vụ việc. Thông lệ một giám định viên là đủ, nhưng trong những vụ việc phức tạp khó khăn, trên cơ sở sự thỏa thuận của hai bên đương sự Tòa án có thể chỉ định nhiều giám định viên.

Ý kiến của giám định viên được trình bày dưới hình thức văn bản báo cáo. Bản báo cáo kết quả của giám định viên trong đó trình bày rõ những sự kiện mà giám định viên dựa vào để đưa ra những ý kiến chuyên môn và kết luận. Ý kiến chuyên môn và kết luận của giám định viên bao gồm miêu tả phương pháp, bằng chứng và thông tin được sử dụng để đi đến kết luận. Trong báo cáo còn có sự khẳng định về tính trung thực của báo cáo và chữ ký của giám định viên, thời gian, địa điểm.

Ý kiến chuyên môn và kết luật của giám định viên cần được luật sư của hai bên kiểm tra lại bằng bất cứ tài liệu nào mà giám định viên đã xem xét. Đồng thời hai bên có thể thảo luận và đi đến thống nhất hoặc giả nếu có bất đồng về các nội dung trong bản báo cáo cần tìm ra lý do của nó. Khi có bất đồng về một vấn đề nào đó trong nội dung báo cáo giám định, luật sư có thể đặt câu hỏi cho giám định viên về các vấn đề phát sinh. Luật sư phải đưa ra đánh giá của mình đối với bản báo cáo do giám định viên kết luận.Về nguyên tắc, ý kiến của giám định viên không bắt buộc luật sư và Tòa án tuân theo, bởi giám định chỉ là một trong nhiều biện pháp thu thập chứng cứ giúp luật sư và Tòa án làm rõ sự thật của vụ án.

d. Đề nghị Tòa án thẩm định tại chỗ và định giá hoặc thẩm định giá

Luật sư và các bên đương sự có thể trình bày về các vấn đề có liên quan đến địa điểm, xây dựng (vị trí kiến trúc, đo đạc điện tích), tài sản, máy móc hay bất kỳ hàng hóa, hay quá trình thực hiện, tài liệu… Việc trình bày này có khi chưa đủ để Tòa án và luật sư đối phương hiểu rõ tường tận về các vấn đề trên nên có thể theo yêu cầu của một bên luật sư hoặc do Tòa án quyết định để đến tận nơi xem xét. Sau khi thống nhất với đương sự và luật sư của hai bên Tòa án sẽ quyết định thời gian và sắp xếp việc thẩm định tại chỗ.

Luật sư và đương sự phải có mặt vào thời điểm (ngày, giờ) Tòa án tiến hành thẩm định tại chỗ, bởi Tòa án nơi cần thẩm định không chỉ để xem xét mà còn nghe các bên luật sư và đương sự giải trình, chứng kiến cuộc điều tra của mình.

Việc điều tra tại chỗ sẽ được lập thành biên bản có đủ chữ ký của Tòa án và các bên đương sự cũng như luật sư. Kết quả thẩm định tại chỗ sẽ giúp cho luật sư và Tòa án đưa ra quyết định đúng đắn của mình.

Trong trường hợp cần tiến hành xác định giá trị tài sản theo ý kiến của chuyên gia tài chính, của hội đồng định giá, luật sư có thể yêu cầu Tòa án thẩm định lại giá hoặc tiến hành định giá tài sản liên quan trong vụ án.

e. Đối chất

Trong quá trình giải quyết vụ án, khi trình bày các sự kiện để chứng minh, bảo vệ cho quyền lợi của mình, các bên đương sự có thể đưa ra những tình tiết, sự kiện, lập luận khác nhau hoặc trường hợp lời khai của người làm chứng có thể bị phản đối của luật sư đối phương, hoặc có mâu thuẫn với lời khai của đương sự và các nhân chứng khác, hoặc ý kiến chuyên gia.Trong trường hợp này luật sư có thể đề xuất Tòa án tiến hành đối chất và Tòa án có thể sử dụng biện pháp đối chất nhằm đặt câu hỏi cùng một lúc cho nhiều người làm chứng, chuyên gia, đương sự tìm ra chân lý. Thủ tục đối chất phải được lập thành văn bản và có thể thực hiện trước cũng như tại phiên xét xử vụ án.

2. Xuất trình tài liệu có sẵn của khách hàng là một bên trong vụ kiện (Điều 72 và Điều 77 Luật TTHC)

Tài liệu được hiểu là “bất cứ tài liệu bằng văn bản nào được ghi trên giấy hoặc các phương tiện điện tử, băng tiếng hoặc băng hình hoặc bất kỳ phương tiện cơ học hay điện tử nào có thể tích trữ hoặc ghi lại thông tin”.

Theo nguyên tắc mỗi bên đương sự sẽ phải xuất trình những tài liệu có sẵn trong tay mình và những tài liệu mà họ muốn dựa vào như là chứng cứ. Do vậy, để thực hiện nghĩa vụ này của khách hàng, Luật sư phải tiến hành thủ tục giao nộp tài liệu theo yêu cầu của Tòa án đúng với quy định của pháp luật. Việc xuất trình tài liệu, chứng cứ ban đầu của luật sư hoàn toàn phụ thuộc vào việc đưa ra yêu cầu cũng như các căn cứ biện hộ cho các yêu cầu đó. Ngoài ra nó còn phụ thuộc vào tính chất phức tạp của các vấn đề, nguồn lực, địa điểm cụ thể của mỗi vụ án mà luật sư theo đuổi. Thời hạn của việc xuất trình tài liệu ban đầu theo quy định của Luật Tố tụng hành chính được xác định từ khi Tòa án tiếp nhận đơn kiện yêu cầu giải quyết tranh chấp cho đến hết thời hạn thông báo thụ lý vụ án của Tòa án. Trong thời hạn đó các bên phải trình bày các sự việc để chứng minh yêu cầu của mình,nội dung tranh chấp, đối tượng yêu cầu, phía bị kiện trình bày quan điểm và các căn cứ của mình vầ các vấn đề đó.

Theo quy định của Luật Tố tụng hành chính người khởi kiện có nghĩa vụ cung cấp bản sao quyết định hành chính hoặc quyết định kỷ luật buộc thôi việc, quyết định giải quyết khiếu nại về quyết định xử lý vụ việc cạnh tranh, bản sao quyết định giải quyết khiếu nại (nếu có), cung cấp các chứng cứ khác để bảo vệ quyền và lợi ích hợp pháp của mình; trường hợp không cung cấp được thì phải nêu rõ lý do. Người bị kiện có nghĩa vụ cung cấp cho Tòa án bản sao các văn bản, tài liệu mà căn cứ vào đó để ra quyết định hành chính, quyết định kỷ luật buộc thôi việc, quyết định giải quyết khiếu nại về quyết định xử lý vụ việc cạnh tranh hoặc có hành vi hành chính; hồ sơ giải quyết khiếu nại (nếu có). Người có quyền lợi, nghĩa vụ liên quan có nghĩa vụ cung cấp chứng cứ để bảo vệ quyền lợi ích hợp pháp của mình. Với quy định trêm thì trong vụ án hành chính có thể phải nộp hai lần về một số tài liệu liên quan đến vụ án, do vậy luật sư của các bên có thể thống nhất với Tòa án nên chọn lọc một số tài liệu cần thiết và lập một bộ tài liệu để sử dụng. Bộ tài liệu này nên được sắp xếp theo thứ tự thời gian và chủ đề, mục lục các tài liệu trong đó nêu ngắn gọn tên và ngày tháng quy định các bên có thể dẫn chiếu đến tên tài liệu bằng tên và ngày tháng của tài liệu đó.

Dựa trên tài liệu chứng cứ ban đầu được các bên xuất trình, tiếp theo luật sư sẽ phải chuẩn bị để xuất trình tài liệu, lời khai, báo cáo của giám định viên hay trong các tài liệu khác của các bên. Ví dụ khi chứng minh việc lập biên bản vi phạm hành chính đương sự không có mặt và không có chữ ký trong biên bản, luật sư cần có lời khai của người làm chứng hay kết quả báo cáo giám định của chuyên về chữ ký.

Khi xuất trình tài liệu, luật sư cần lập thành văn bản, trong văn bản phải miêu tả danh sách những tài liệu xuấ trình một cách đầy đủ, chi tiết và nêu rõ nguồn gốc xuất xứ của tài liệu. Đồng thời các tài liệu xuất trình phải đảm bảo tính pháp lý, nếu là bản copy được nộp thì bản này phải hoàn toàn giống với bản gốc và bản gốc có thể phải xuất trình để Tòa án kiểm tra bất kỳ khi nào, nếu như một bên đương sự cho rằng bản sao tài liệu đó không hoàn toàn giống với bản gốc. Các tài liệu dược xuất trình phải được giữ bí mật bởi Tòa án và các bên trong vụ án và nó chỉ được sử dụng trong trường hợp liên quan tố tụng hành chính của Tòa án. Luật sư cần hiểu rằng bất kỳ tài liệu nào được xuất trình cũng tự động trở thành một phần của hồ sơ vụ án,do vậy, khi xuất trình tài liệu luật sư cần đánh giá sự liên quan và giá trị, sự cần thiết của những tài liệu đó, tránh xuất trình những tài liệu trùng lặp bởi nếu có quá nhiều tài liệu được xuất trình sẽ là gánh nặng về thời gian cũng như chi phí không cần thiết cho việc đánh giá chứng cứ không chỉ đối với luật sư mà cả Tòa án. Luật Tố tụng hành chính không giới hạn cụ thể về thời điểm xuất trình chứng cứ bổ sung, tuy nhiên tùy thuộc vào tính chất của vụ việc và khả năng cũng như điều kiện thu thập chứng cứ mà luật sư có thể lựa chọn thời điểm thích hợp để xuất trình tài liệu bổ sung cho có hiệu quả cũng như tránh những chi phí không cần thiết. Ngoài ra, luật sư cần lưu ý do xuất trình tài liệu, chứng cứ là nghĩa vụ chứng minh của khách hàng cũng như của luật sư, nên khi có yêu cầu xuất trình tài liệu bổ sung của Tòa án, nếu luật sư và đương sự không tuân thủ thì hậu quả là Tòa án có thể suy luận nội dung của tài liệu đó có thể ngược lại với quyền lợi của bên đương sự đó.

Khi xuất trình chứng cứ luật sư không được đưa ra chứng cứ giả mạo.

3. Sao chụp, ghi chép các tài liệu, chứng cứ của bên đương sự đối lập và của Tòa án thu thập

Trong vụ án hành chính cơ hội để thu được và sau đó xuất trình tài liệu chứng cứ cần thiết giữa các bên đương sự không cân bằng. Người bị kiện trong vụ án hành chính luôn là cơ quan nhà nước, người có thẩm quyền trong cơ quan nhà nước nên họ sẽ có nhiều điều kiện hơn để thu thập và xuất trình tài liệu chứng cứ cho Tòa án. Do vậy, ngoài các tài liệu có sẵn của khách hàng, luật sư cần phải thu thập thêm các tài liệu khác trong đó có tài liệu thuộc sở hữu của bên đương sự đối lập.

Luật Tố tụng hành chính quy định luật sư được quyền sao chụp, ghi chép tài liệu của đương sự đối lập và của Tòa án thu thập. Quy định này nhằm tạo cơ hội cho mỗi bên đương sự và luật sư biết được tài liệu chứng cứ của bên đương sự đối lập, từ đó tiếp tục thu thập chứng cứ bổ sung để bác bỏ chứng cứ của phía bên đương sự đối lập, góp phần vào việc giải quyết tranh chấp một cách hiệu quả và kinh tế. Luật Tố tụng hành chính không quy định tài liệu chứng cứ của các bên đương sự có nghĩa vụ cung cấp cho tòa án phải được sao chụp gửi cho bên đương sự đối lập hoặc các bên đương sự có quyền yêu cầu phía bên kia đương sự cung cấp tài liệu giấy cho mình và Tòa án. Điều này cho thấy theo nguyên tắc tố tụng hành chính, Tòa án đóng vai trò quan trọng trong việc tìm kiếm tài liệu chứng cứ liên quan và quan trọng đối với kết quả của vụ kiện, đồng thời Tòa án được quyền chủ động đốc thúc vụ kiện, thiết lập các sự kiện của vụ án bằng tất cả các biện pháp thích hợp và hữu hiệu của mình.

Thủ tục sao chụp, ghi chép tài liệu tại Tòa án phải được thực hiện trong quá trình chuẩn bị xét xử cho đến trước thời điểm mở phiên tòa xét xử vụ kiện. Khi tiến hành thủ tục này luật sư cần chú ý kiểm tra phạm vi, nguồn gốc, đặc điểm, bản chất và mối quan hệ giữa các tài liệu được sao chụp.