Tổng quan về hồ sơ vụ án hành chính

Tổng quan về hồ sơ vụ án hành chính

• Hồ sơ vụ án hành chính

Là tập hợp các văn bản,tài liệu thể hiện tình tiết sự kiện, chứng cứ và các hoạt động tố tụng của các chủ thể tham gia vào quá trình khiếu kiện và giải quyết vụ án hành chính. Hồ sơ vụ án hành chính do Thẩm phán được phân công giải quyết vụ án xây dựng trên cơ sở các quy định của pháp luật tố tụng. Thông thường, căn cứ vào đặc điểm về đương sự và tính chất của nhiệm vụ giải quyết vụ án, hồ sơ vụ án hành chính được phân chia thành các tập tài liệu như sau:

Tập 1: Tài liệu khởi kiện và việc thu thập tài liệu, xác minh, thu thập chứng cứ phía người khởi kiện (gồm người khởi kiện, người có quyền lợi nghĩa vụ liên quan về phía người khởi kiện), được sắp xếp theo thứ tự thành 03 nhóm, từ dưới lên trên bao gồm:

– Nhóm tài liệu khởi kiện ban đầu ( Đơn khởi kiện và các tài liệu, chứng cứ do phía người khởi kiện xuất trình);

– Nhóm các tài liệu chứng minh (do đương sự phía người khởi kiện xuất trình);

– Nhóm các biên bản ghi ý kiến trình bày của các đương sự phía người khởi kiện (sắp xếp theo thủ tục từng người một, từ người khởi kiện đến những người liên quan).

Tập 2: Tập tài liệu thu thập từ phía bị kiện và ý kiến trình bày của phía người bị kiện (gồm người bị kiện, người có quyền lợi nghĩa vụ liên quan về phía người bị kiện) – sắp xếp thành 02 nhóm:

– Nhóm tài liệu chứng cứ do phía người bị kiện xuất trình

– Nhóm các biên bản ghi ý kiến trình bày của phía người bị kiện.

Tập 3: Tập tài liệu thu thập từ người có quyền lợi nghĩa vụ liên quan  có yêu cầu độc lập (nếu có).

Tập 4: Tập tài liệu do Tòa án trực tiếp thu thập, xác minh (xếptheo từng tập gồm: Các tài liệu thu thập từ các cơ quan, tổ chức, cá nhân hữu quan; Các biên bản ghi lời trình bày của người làm chứng; Các tài liệu thu thập được từ kết quả xem xét tại chỗ, trưng cầu giám định, ủy thác điều tra; Các biên bản đối chất, thỏa thuận giữa các đương sự…).

Trường hợp vụ án phức tạp, nhiều bút lục thì Tập 4 này có thể được chia thành các nhóm nhỏ riêng, như:i) Nhóm các tài liệu chứng minh thu thập được từ các cơ quan, tổ chức, cá nhân hữu quan, ii) Nhóm các biên bản ghi lời trình bày của người làm chứng; iii) Nhóm các tài liệu thu thập được từ kết quả xem xét tại chỗ, trưng cầu giám định, ủy thác điều tra; iv) Nhóm các biên bản ghi lời trình bày của hai bên về đối chất, thỏa thuận. Trong trường hợp vụ án đơn giản, số bút lục không nhiều thì các tài liệu thuộc các nhóm này có thể nhập làm một theo thứ tự từng nhóm tài liệu.

Tập 5: Tập tài liệu về các thủ tục tố tụng (thông báo thụ lý vụ án, giấy triệu tập, giấy mời, giấy chứng nhận người bảo vệ quyền lợi hợp pháp của đương sự, giấy ủy quyền…).

Quan hệ pháp luật hành chính trong thực tế thường liên quan đến nhiều chủ thể khác nhau, trong đó có các cá nhân, cơ quan, tổ chức và có thể liên quan đến cả một số quan hệ pháp luật khác. Do đặc điểm của tố tụng hành chính là tố tụng viết nên hồ sơ vụ án hành chính thường có nhiều loại văn bản, tài liệu trong đó chứa đựng thông tin, sự kiện về các hoạt động có tính chất quản lý, hành chính khác nhau. Luật sư và những người sử dụng hồ sơ vụ án hành chính khác cần lưu ý những đặc điểm này để có sự tìm hiểu, nắm bắt hợp lý nhằm phục vụ cho mục đích tham gia giải quyết vụ án.

• Mục đích và yêu cầu của nghiên cứu hồ sơ vụ án hành chính

Khi tham gia vào việc giải quyết vụ án hành chính thường là với tư cách người bảo vệ quyền và lợi ích hợp pháp cho một trong các bên đương sự – luật sư cần phải tiến hành nghiên cứu hồ sơ vụ án trong quá trình chuẩn bị tham gia phiên tòa. Theo quy định tại Điều 55 Luật Tố tụng hành chính năm 2010, luật sư – người bảo vệ quyền và lợi ích hợp pháp của đương sự – có các quyền, nghĩa vụ sau đây: a) Tham gia tố tụng từ khi khởi kiện hoặc bất cứ giai đoạn nào trong quá trình tố tụng; b) Xác minh, thu thập chứng cứ và cung cấp chứng cứ cho Tòa án, nghiên cứu hồ sơ vụ án và được ghi chép, sao chụp những tài liệu có trong hồ sơ vụ án để thực hiện việc vảo vệ quyền và lợi ích hợp pháp của đương sự….

Thông qua việc nghiên cứu hồ sơ, luật sư xác định được các loại tài liệu, chứng cứ có trong hồ sơ; nắm bắt được diễn biến của vụ việc, nộ dung các tình tiết và hệ thống chứng cứ của vụ án. Kết quả nghiên cứu hồ sơ sẽ phục vụ trực tiếp cho hoạt động sử dụng, đánh giá chứng cứ và trên cơ sở đó xây dựng phương án tranh tụng, chứng minh và bảo vệ quyền, lợi ích hợp pháp của khách hàng trong vụ án.

Để đảm bảo đạt được các mục đích nêu trên, việc nghiên cứu hồ sơ vụ án của luật sư cần lưu ý các yêu cầu cơ bản như sau:

– Về kỹ thuật và cách thức tiến hành

– Việc nghiên cứu hồ sơ phải được tiến hành khách quan, toàn diện và nhanh chóng. Quá trình nghiên cứu hồ sơ vụ án nhằm củng cố nhận thức về vụ án và hình thành quan điểm về việc tham gia giải quyết vụ án, nên luật sư phải chú ý tới việc nắm bắt và hệ thống hóa một cách tối đa các chứng cứ, tài liệu do các đương sự không phải là khách hàng của mình cung cấp cho Tòa án, vì đây là phần tài liệu chứng cứ luật sư và khách hàng của mình không có nhiều điều kiện được tiếp cận hoặc được nắm giữ, sau đó đối chiếu với tài liệu chứng cứ của khách hàng của mình đánh giá tính khách quan, giá trị của của các chứng cứ. Khi nghiên cứu hồ sơ vụ án, luật sư không nên có định kiến theo hướng coi trọng chứng cứ của bên đương sự; mà cần nghiên cứu tất cả các chứng cứ, tài liệu có trong hồ sơ vụ án cùng mối liên hệ giữa các chứng cứ, tài liệu đó. Việc nghiên cứu hồ sơ phải tiến hành khẩn trương, nhanh chóng trong điều kiện thời gian hạn chế mà Tòa án ấn định khi cung cấp hồ sơ cho luật sư.

– Việc nghiên cứu hồ sơ cần phải được tiến hành một cách thận trọng kỹ lưỡng, theo một trình tự lôgic nhất định. Thông thường, luật sư nên tiến hành nghiên cứu hồ sơ theo các vấn đề cần chứng minh của vụ án, lọc tìm các tài liệu chứng cứ phục vụ cho phương án chứng minh của mình. Khi nghiên cứu hồ sơ, cần ghi chép cụ thể và chính xác nội dung các văn bản, tài liệu và số bút lục để tiện cho việc viện dẫn sau này.

– Khi nghiên cứu hồ sơ, luật sư cũng cần lưu ý phát hiện những tồn tại, hạn chế trong các hoạt động tố tụng và xây dựng hồ sơ của Tòa án (Thẩm phán) và có đề nghị kịp thời đối với Tòa án về việc xác minh thu thập chứng cứ bổ sung (nếu cần thiết).

– Về nội dung công việc

Khi nghiên cứu hồ sơ vụ án, luật sư không chỉ nắm bắt tình tiết, sự kiện mà quan trọng hơn là khả năng phát hiện và phân tích những vấn đề cần giải quyết của vụ án liên quan đến yêu cầu, quan điểm của các đương sự. Mỗi vụ án cụ thể sẽ có những vấn đề pháp lý cụ thể cần phải giải quyết và luật sư cần xác định chính xác, đầy đủ các vấn đề thông thường và các vấn đề pháp lý mấu chốt của vụ án đó: xác định quan hệ pháp luật khiếu kiện, tư cách của đương sự, thẩm quyền của Tòa án, thời hiệu khởi kiện, chứng minh tính hợp pháp hoặc bất hợp pháp của đối tượng khởi kiện, căn cứ và hoạt động áp dụng, vận dụng quy định của pháp luật của các đương sự…

Quy trình nghiên cứu hồ sơ vụ án của luật sư thông thường gồm các công việc cụ thể sau đây:

+ Tóm tắt nội dung vụ việc khiếu kiện và xác định yêu cầu, quan điểm của khách hàng của mình và của các bên đương sự khác;

+ Nghiên cứu các yêu cầu, quan điểm của khách hàng của mình và của các bên đương sự, tương ứng với các tình tiết sự kiện, chứng cứ chứng minh cho yêu cầu, quan điểm của họ;

+ Xác định các vấn đề cần giải quyết và các tình tiết cần chứng minh;

+ Đánh giá các chứng cứ tương ứng với tình tiét, sự kiện và vấn đề cần chứng minh;

+ Xác định và sắp xếp những điểm thống nhất và mâu thuẫn giữa các tình tiết và chứng cứ;

+ Nghiên cứu hệ thống các quy định pháp luật cần áp dụng và nhận định về từng vấn đề cần giải quyết trong yêu cầu, quan điểm của các đương sự, trong đó có việc xác định những điểm mấu chốt;

+ Xây dựng phương án tranh tụng nhằm bảo vệ quyền và lợi ích hợp pháp của khách hàng trong vụ án.