Cần phân biệt việc “chứng thực bản sao từ bản chính” và “cấp bản sao từ sổ gốc”

Cần phân biệt việc “chứng thực bản sao từ bản chính” và “cấp bản sao từ sổ gốc”

“Cấp bản sao từ sổ gốc” và “chứng thực bản sao từ bản chính” là hai công việc khác nhau nhưng có mối tương quan với nhau trong các giao dịch dân sự của người dân. “Cấp bản sao từ sổ gốc” và “chứng thực bản sao từ bản chính” đều do cơ quan Nhà nước có thẩm quyền thực hiện theo yêu cầu của người dân và được quy định về trình tự, thủ tục lẫn nội dung thông qua các văn bản pháp luật khác nhau.

Theo Nghị định 79/2007/NĐ-CP về cấp bản sao từ sổ gốc, chứng thực bản sao từ bản chính, chứng thực chữ ký thì “chứng thực bản sao từ bản chính” là việc cơ quan nhà nước có thẩm quyền căn cứ vào bản chính để chứng thực bản sao là đúng với bản chính. Cũng theo Nghị định 79 “cấp bản sao từ sổ gốc” là việc cơ quan, tổ chức đang quản lý sổ gốc, căn cứ vào sổ gốc để cấp bản sao.

Bản sao từ sổ gốc phải có nội dung đúng với nội dung ghi trong sổ gốc, đồng thời việc cấp bản sao từ sổ gốc các giấy tờ hộ tịch được thực hiện theo Nghị định số 158/2005/NĐ-CP ngày 27 tháng 12 năm 2005 của Chính phủ về đăng ký và quản lý hộ tịch. Nghị định 158 quy định bản sao giấy tờ hộ tịch được cơ quan nhà nước căn cứ vào sổ hộ tịch để cấp cho người có yêu cầu và nội dung bản sao đó phải ghi đúng nội dung đã được đăng ký trong sổ hộ tịch.

Các quy định pháp luật đã rõ nhưng trong thực tiễn áp dụng cán bộ tư pháp có sự đánh đồng hai công việc nêu trên. Điển hình Ông Trần Văn Lâm ở xã T.D huyện L.V đến UBND xã yêu cầu cấp bản sao khai sinh cho con mình để làm thủ tục nhập học ĐH C.T, nhưng cán bộ tư pháp lại yêu cầu ông photo bản chính giấy khai sinh con ông để thực hiện công việc “chứng thực bản sao từ bản chính”. Kết quả phòng đào tạo trường ĐH C.T không nhận thủ tục nhập học con ông và yêu cầu phải có bản sao khai sinh từ sổ gốc.

Một trường hợp khác cho thấy bà Nguyễn Thị Hoa ngụ xã T.T huyện T.H đến UBND xã T.T yêu cầu cấp bản sao kết hôn để nộp hồ sơ xin ly hôn với chồng tại Toà án, cán bộ tư pháp yêu cầu bà photo bản chính giấy kết hôn để thực hiện việc “chứng thực bản sao từ bản chính”. Việc giải quyết các yêu cầu nêu trên của cán bộ tư pháp phần nào nói lên được sự nhầm lẫn tai hại và to lớn của họ gây ra nhiều phiền hà và khó khăn cho người dân khi cơ quan có thẩm quyền giải quyết không đúng nội dung yêu cầu của họ. 

Thực tế cho thấy việc “chứng thực bản sao từ bản chính” có phần nhẹ nhàng, ít rườm rà hơn so với việc “cấp bản sao từ sổ gốc”. Người “chứng thực bản sao từ bản chính” chỉ cần photo bản chính làm nhiều bản thì có thể chứng thực được còn “cấp bản sao từ sổ gốc” thì đòi hỏi phải có các thông tin từ sổ gốc mới thực hiện. Ví dụ anh Đỗ Thành Lơ đến UBND xã H.L yêu cầu cấp bản sao khai sinh từ sổ đăng ký khai sinh năm 2000 nhưng không nhớ rõ ngày, tháng, năm cấp giấy, Sổ đăng ký khai sinh quyển số mấy… do đó cán bộ tư pháp phải tốn rất nhiều thời gian cho việc truy tìm thông tin nhân thân của anh qua nhiều sổ đăng ký khai sinh năm 2000. Từ đó yêu cầu của người dân có thể bị trì trệ và kéo dài thậm chí không được thực hiện và giải quyết.

Về phía các cơ quan thẩm quyền cũng có những yêu cầu khác nhau, chẳng hạn đối với các thủ tục nhập học tại các trường Đ.H thì thí sinh nộp bản sao khai sinh mà bản sao đó phải sao từ sổ gốc và không chấp nhận bản sao khai sinh được chứng thực từ bản chính thậm chí là được công chứng từ các Phòng công chứng. Đối với các thủ tục như khám chữa bệnh cho trẻ em thì chỉ cần có bản sao chứng thực từ bản chính là được.

Như vậy thật vô lý khi có sự phân biệt khác nhau giữa hai loại bản sao này mặc dù Nghị định 79 quy định rõ: “Bản sao được cấp từ sổ gốc, bản sao được chứng thực từ bản chính có giá trị pháp lý sử dụng thay cho bản chính trong các giao dịch”. Thiết nghĩ, các cán bộ tư pháp phụ trách công việc cần có sự phân biệt rõ ràng hơn khi thực hiện yêu cầu của người dân “chứng thực bản sao từ bản chính” hay “cấp bản sao từ sổ gốc”. Pháp luật nước ta cần có những quy định, hướng dẫn cụ thể, rõ ràng hơn cho các cơ quan hành chính nhà nước có thẩm quyền và liên quan áp dụng đồng bộ việc sử dụng các bản sao để thuận tiện và dễ dàng trong các yêu cầu giao dịch của người dân./.

Thanh Xuân

Tham khảo thêm:

• Bản sao khác photo công chứng ở điểm nào?
• Bản sao và bản photo khác nhau như thế nào
• Mẫu đơn xin cấp bản sao học bạ
• Đơn xin cấp bản sao bằng tốt nghiệp THPT
• Đơn xin cấp bản sao bằng tốt nghiệp
• Tại sao phải là giấy khai sinh bản sao